Внедрение информационных систем

Каждое предприятие уникально в своей финансовой и хозяйственной деятельности, однако существует целый ряд задач, общих для всех компаний. К ним относятся задачи управления материальными и финансовыми ресурсами, закупками, сбытом, модернизацией и ремонтами оборудования, документооборотом и многие другие.

Эффективность разрозненных информационных систем компании значительно ниже систем обладающих возможностями интеграции и решения комплексных задач. Эксплуатация отдельных систем обходится дороже в обслуживании и зачастую целиком не решает бизнес задач, участвующих в создании ценностей для клиентов. Также бывают, невозможны или значительно усложнены механизмы и процедуры передачи результатов и данных между системами.

Однако существует тесное переплетение информационных потоков и бизнес процессов различных функциональных областей деятельности компании. Поэтому внедрение (замена) информационной системы оказывается серьезным преобразованием, зачастую затрагивающим разнообразные сферы деятельности предприятия. Как следствие, во многих случаях это становится сложным и болезненным процессом. Поэтому очень важно, чтобы данный проект вели высококвалифицированные специалисты, которые могут предвидеть и решить проблемы, возникающие при внедрении системы. В настоящее время компанией DATUM Group созданы эффективные технологии внедрения комплексных информационных систем и разработки механизмов интеграции отдельных информационных систем, базирующиеся на соответствующих стандартах и методологиях.

Внедрение комплексного документооборота (ECM)

Документооборот является информационной основой деятельности предприятия. Документы сопровождают все основные бизнес-процессы и являются важнейшим управленческим ресурсом. Поэтому автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему, специалисты Датум Групп могут Вам в этом помочь!

Эффект от внедрения электронного документооборота

Внедрение ECM системы позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.

Обеспечение прозрачности бизнес-процессов

Система позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, бизнес-ориентированный механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Внедрение электронного документооборота позволяет настроить бизнес-процессы силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации.

Повышение исполнительской дисциплины

По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Внедрение документооборота предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, таким образом система ECM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. По мере необходимости (в конце рабочего дня, рабочей недели, месяца) строятся отчеты с указанием просроченных заданий. На основе отчетов руководитель инициирует мероприятия по анализу причин, исправления негативных последствий, выработке мер для недопущения повторения ситуации. Собрав подробную информацию (на основе фактов) по сотруднику или подразделению, руководитель может применять соответствующие корректирующие меры или воздействия.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников

Внедрение системы электронного документооборота сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Исключение утечки информации

Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система ECM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Наличие необходимой информации "под рукой"

При реализации процесса сканирования и занесения в ECM систему всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию о необходимости оплаты (отгрузки). В совокупности с быстрым доступом к информации из ERP-системы, руководитель (или его подчиненные сотрудники) может оперативно инициировать процесс оплаты (отгрузки), например рассмотрение и согласование входящих счетов. Сокращение времени на принятие финансовых решений повышает оборачиваемость денежных средств. При возникновении вопросов по поставке (отгрузке) руководитель может в течение секунд обратиться к электронным копиям оригиналов, например в телефонной беседе с контрагентом или руководителем/владельцем бизнеса.

Максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании

Часть функций "тяжелых" и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в ECM систему. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест "тяжелых" решений за счет использования системы ECM системы.

Рост конкурентных преимуществ

Внедрение системы электронного документооборота напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Для получения перечисленных преимуществ важно сделать правильный выбор системы электронного документооборота. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов, в той или иной степени решающих поставленные задачи.

Однако выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение системы управления ресурсами предприятия (ERP)

ERP-системы обеспечивают комплексное управление ключевыми аспектами финансовой, производственной и коммерческой деятельности предприятия и охватывают сферы производства, планирования, финансов и бухгалтерии, материально-технического снабжения, управления человеческими ресурсами, сбыта, управления запасами и предоставления услуг. Такие системы призваны предоставлять руководству полную и оперативную информацию для принятия управленческих решений, а также обеспечивать эффективный обмен данными с деловыми партнерами.

Внедрение комплексных систем управления

Внедрение комплексных систем управления одна из самых важных составляющих бизнес процессов современной компании. На сегодняшний день управление только внутренними ресурсами предприятия, даже в максимальной степени эффективное, не решает всех проблем. Усиление интеграционных процессов в деловом мире приводит к тому, что предприятиям важно сформировать оптимальные организационные границы своей бизнес-среды и, на основе современных технологий управления, обеспечить рентабельное использование широкого арсенала внешних ресурсов.

Внедрение комплексных систем управления позволяет добиться постоянного контроля и оптимизации бизнес-процессов в организации, минимизации затрат и издержек, повышения мотивации персонала через эффект вовлечения в процесс принятия ключевых решений, а также увеличения степени доверия клиентов и партнеров.

Внедрение системы бюджетирования и управленческого учета

Бюджетирование и управленческий учет неразрывно связанные и очень важные процессы корпоративного управления. Бюджеты позволяют спрогнозировать, как будет складываться ситуация на том или ином этапе. Бюджетирование помогает оценить, как, где и когда следует использовать имеющиеся ресурсы, чтобы обеспечить повышение общей эффективности компании. Внедрение системы бюджетирования – сложный организационный процесс, трансформирующий функции многих подразделений и документооборот организации. Специалисты Датум Групп помогут построить такую систему бюджетирования, которая сможет обеспечивать трансформацию данных бухгалтерского учета в данные управленческого учета, что позволит избежать ведения двойного учета (бухгалтерского и управленческого) и минимизировать затраты на ввод данных о фактическом исполнении бюджетов.

Внедрение системы управления проектами

В случае, когда организация одновременно ведет несколько крупных проектов, то рано или поздно она сталкивается с необходимостью внедрения единой системы управления проектами. Всё больше компаний осознают сложность задач проектного управления и выделяют проектную деятельность в качестве важной, специфической части своего бизнеса. Для процесса управления группой проектов и отдельными проектами Датум Групп были детально проработаны этапы планирования, контроля и завершения.

Итоговая методология включает в себя подробные инструкции по выполнению этапов процессов управления в виде соответствующих процедур и шаблонов рабочих продуктов, создаваемых в ходе управления проектами. Осуществляется детальная настройка программного обеспечения и адаптация под бизнес-условия компании Заказчика.

Внедрение систем управления активами (EAM)

Управление активами – это искусство и наука принятия эффективных решений с целью минимизации затрат на содержание активов на всем жизненном цикле с учетом рисков и обеспечения непрерывности бизнеса.

ЕАМ представляет собой ключевую стратегию для увеличения производственных мощностей в крупных, капиталоемких компаниях, которые используют свои эксплуатационные активы 24 часа в сутки 7 дней в неделю, где любой простой в работе выливается в практически невосполнимые потери для производства. Системы EAM (управление активами и фондами предприятия) предлагают наиболее оптимальные и сбалансированные решения в области управления производственными ресурсами и максимизации эксплуатационной готовности производственных фондов.